Всю бухгалтерскую документацию необходимо предоставлять в цифровом виде через систему Basecone.
Выберите удобный для вас способ:
- E-mail – вы получите личный адрес электронной почты Basecone, на который можно пересылать счета и документы.
- Приложение (iPhone/Android) – используйте приложение Basecone, чтобы сфотографировать чек или счет и отправить его прямо в систему.
- Загрузка через веб-сайт – войдите в Basecone и загрузите PDF-файлы напрямую.
💡 Совет: отправляйте документы по мере их получения. Так вы ничего не потеряете, сэкономите время и сможете полностью воспользоваться правом на вычет НДС.
Что и как нужно отправлять (всегда в формате PDF, если не указано иное)
Продажи
- Счета на продажу в порядке нумерации (включая неоплаченные).
Важно: дата счета определяет период НДС.
Покупки
- Счета на покупку в хронологическом порядке (включая неоплаченные).
Важно: право на вычет НДС возникает только после получения счета.
Касса и чеки
- Чеки, квитанции, снятие наличных по порядку дат.
- Если оплата не с бизнес-счета, укажите: наличные / личные средства / кредитная карта.
Автомобиль компании
- Все расходы по авто оплачивайте с бизнес-счета.
- Используйте топливную карту, привязанную к бизнес-счету.
Без подтверждения оплаты вычет НДС по бензину или ремонту невозможен.
Годовые корректировки
- Дебиторская задолженность: доходы этого года, выставленные в следующем.
- Кредиторская задолженность: расходы этого года, счета за которые получены в следующем.
Кассовая книга
- Кассовая книга / дневные отчеты с итоговыми суммами.
(Можно использовать шаблон Bee On Duty в Excel.)
Банки и кредиты
- Выписки по бизнес-счетам: в формате PDF и MT940.
- Договоры кредитов и ипотек, а также годовые отчеты.
Налоги и государственные органы
- Налоговые уведомления, декларации, компенсации и письма из налоговой.
Недвижимость
- Нотариальные расчеты и акты по операциям с недвижимостью.
Личный автомобиль – деловые поездки
- Таблица деловых поездок (дата, маршрут, цель, километры).
Достаточно расчета маршрута (например, ANWB).
Частные данные (для подоходного налога)
- Годовые отчеты по личным счетам, ипотекам, страховкам, ценным бумагам, доходам и пособиям.
- Оценки WOZ по вашему дому и другой недвижимости.
- Страхование аннуитета и нетрудоспособности: полис, годовой отчет, платежные доказательства.
Постоянные данные (при изменениях)
- Выписка KvK, устав, решения о налоговом объединении.
- Соглашения с налоговой, отложенные платежи.
- Действительный документ удостоверения личности, BSN и даты рождения вас, супруга и детей.
- Завещания, брачные контракты, акты покупки недвижимости.
- Годовые отчеты партнерств / распределение прибыли.
Рекомендации
- Пишите пояснения прямо на документах — это помогает.
- Строго разделяйте личные и деловые расходы.
- Один раз в месяц переводите сумму с бизнес-счета на личный для учета личных снятий.
Формат имени файла
ГГГГ-ММ-ДД_поставщик_номерсчета_сумма.pdf
Пример: 2025-10-15_Shell_987654_€45,20.pdf
Почему важно отправлять документы регулярно
✅ Меньше времени на бухгалтерию
✅ Ничего не теряется
✅ Меньше налогов (вычет НДС и расходы учтены)
✅ Ниже стоимость бухгалтерских услуг
Простые привычки = умные результаты.