U levert uw administratie uitsluitend digitaal aan via Basecone.
Kies de methode die voor u het snelst werkt:
- E-mail – u ontvangt van ons uw persoonlijke Basecone-e-mailadres. Stuur facturen/ documenten daarheen.
- App (iPhone/Android) – maak met de Basecone-app direct een foto van uw bon of factuur en verstuur.
- Upload via web – log in op Basecone en upload uw pdf’s.
Tip: lever doorlopend aan (direct na ontvangst of betaling). Zo raakt niets kwijt, bespaart u tijd en benut u maximaal uw btw-aftrek.
Wat en hoe aanleveren (altijd als PDF, tenzij anders vermeld)
Verkoop
- Verkoopfacturen in factuurnummervolgorde (ook facturen die nog niet zijn betaald).
Let op: de factuurdatum bepaalt het btw-tijdvak. Juist en tijdig aanleveren voorkomt boetes voor onjuiste/onvolledige aangiften.
Inkoop
- Inkoopfacturen in datumvolgorde (ook onbetaalde facturen).
Let op: u mag btw pas aftrekken als u de factuur hebt ontvangen. Te late facturen = btw-aftrek in een later tijdvak.
Bonnen & kas
- Bonnen/kwitanties/kasopnamen op datumvolgorde.
- Noteer op bonnen die niet via de zakelijke bank zijn betaald: contant / privé / creditcard.
Auto (zakelijk)
- Laat alle autokosten via de zakelijke rekening lopen.
- Gebruik bij voorkeur een tankpas die aan de zakelijke bankrekening is gekoppeld.
Zonder sluitend betaalbewijs kan btw-aftrek op brandstof/onderhoud vervallen.
Jaarafsluiting (alleen bij einde boekjaar)
- Vorderingen: opbrengsten die horen bij dit boekjaar maar pas volgend jaar worden gefactureerd (uitgesteld factureren).
- Schulden: kosten die horen bij dit boekjaar maar waarvan de factuur volgend jaar binnenkomt (nog te ontvangen facturen).
Kassa & contant
- Kasboek / dagafsluitingen incl. afsluitbon en geldtelling.
(U kunt ons Excel-sjabloon van Bee On Duty gebruiken.)
Bank & leningen
- Zakelijke bankrekeningen: bankafschriften PDF én MT940 t/m de datum van de bankkoppeling.
- Hypotheek/leningen: overeenkomsten, aktes en jaaropgaven.
Belasting & overheid
- Belastingaanslagen, aangiften, toeslagen en verrekeningsbrieven van de Belastingdienst.
Onroerend goed
- Notarisafrekeningen en akten bij aan/verkopen.
Zakelijke km met privé-auto
- Overzicht van zakelijke kilometers (per rit: datum, van-naar, doel, km).
Een routeberekening (bijv. ANWB) is voldoende onderbouwing.
Privé jaarstukken t.b.v. IB
- Jaaropgaven van privé-rekeningen, hypotheken, kapitaalverzekeringen, effecten, loon/uitkeringen.
- WOZ-beschikkingen (eigen woning en eventueel overige panden).
- Lijfrente en AOV: polis, jaaropgave en bankafschrift van de premie.
Vaste gegevens (alleen bij wijziging/nieuw)
- KvK-uittreksel, oprichtingsakte/statutenwijzigingen, FE-beschikkingen.
- Afspraken met de Belastingdienst (bijv. conserverende aanslag, uitstel van betaling).
- Geldige ID van u en uw fiscale partner; BSN en geboortedata van u/partner/kinderen.
- Testamenten, huwelijkse voorwaarden, koopakte eigen woning.
- Jaarrekeningen deelnemingen/maatschappen en winstverdeling.
Werkwijze & hygiëne van uw administratie
- Schrijf gerust aantekeningen op stukken: context helpt.
- Strikte scheiding privé/zakelijk. Betaal zakelijke kosten bij voorkeur altijd via uw zakelijke rekening.
- Boek privéopnamen periodiek (bijv. 1× per maand) als overboeking zakelijk → privé om vermenging te voorkomen.
Bestandsnaam-tip (sneller verwerken)
Gebruik een vaste naamgeving:
YYYY-MM-DD_leverancier_factuurnr_bedrag.pdf
Voorbeeld: 2025-10-15_Shell_987654_€45,20.pdf.
Waarom doorlopend aanleveren?
- ✅ Minder tijd kwijt (3-minuten-gewoonte i.p.v. kwartaalstress)
- ✅ Niets kwijt (direct scannen/foto = bewijs op orde)
- ✅ Minder belasting (btw-aftrek en kostenposten gaan niet verloren)
- ✅ Lagere administratieve kosten (efficiënter verwerken)